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全職員への市長訓示

[2016年4月13日]

ID:978

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組織全体で万全の態勢で業務が遂行できるように!

全職員の皆さんへ


 
 この度、不適切な事務処理により「個人情報の漏えい」や「必要なデータの取り込み漏れ」といった事象が相次いで発生し、該当する市民の皆様に多大なご迷惑をおかけしたことは、誠に遺憾であるとともに残念でなりません。
 いうまでもなく、市役所は専門家の集団であり、「個人情報の取り扱い」や「適正な事務執行」は、市民に信頼される市役所の基本です。
 今後は、不適切な事務処理に至った問題点をしっかりと調査し、検証するとともに、信頼回復と再発防止に向け、全力で取り組んでいかなければなりません。
 今回の事象を契機とし、再発防止に向け、全職種に共通する「行政事務を正確に実施する基本」として、次の8項目を提示しますので、各部署において繰り返し確認してください。

① 実施される業務が同業種からみて妥当なものであること

② 業務に伴う様々な行為について、その必要性・リスクについて充分に認識し、その行為が関係者や市民に理解されること

③ 自己の知識・経験・能力を客観的に評価し対応すること

④ 自信のない説明や行為は先輩や専門家の協力を得ること

⑤ 上司は部下の能力を正確に把握し、業務内容や業務量が適切となるように配慮すること

⑥ 明るい雰囲気の中に節度ある指導力を発揮できるチームを作ること

⑦ 組織横断的な管理体制を構築することが重要であり、関連職員の専門性を高めることにより、ダブルチェックの機能を果たすこと

⑧ 間違いがあれば上司でも遠慮なく意見を述べることができる環境とすべきで、もし聞き入れてもらえない場合は上位の管理者に報告する体制であること

 これは、病院長時代の「医療安全管理マニュアル」を参考にまとめたものですが、医療の世界では「ヒヤリ、ハット」という言葉があります。小さなミスの重なりが大きなミス・事故につながります。重大な事態の発生を未然に防ぐには、この「ヒヤリ、ハット」した時点でそのための対策を講じておくことが重要であることを、各部署においてしっかり認識し、徹底してください。
 さらに、リスクマネジメントの観点に立って、各部署においてマニュアルの整備を検討してください。事務系の分野は業務が一様でなく、技術系の分野に比べるとマニュアルの整備は容易ではないとは思いますが、チェック体制に万全を期すためにも、是非取り組んでください。
 また、デパートやホテルなどのサービス業界では、「御意見箱」を設置し、お客様の意見を業務に反映させている事例があります。市民への対応に万全を期すために、市役所においてもこのような取組について検討してください。
 業務上のミスを個人のミスと捉えたら、永久にミスはなくなりません。個人のミスは、チームの失態であり、誰かが失敗やミスをしても他の職員が見つけ、組織としてカバーする体制をつくりあげなければなりません。
 今回のような誤りを再び繰り返すことのないよう、私を先頭に全力で取り組んでいく所存ですので、組織全体で万全の態勢で業務が遂行できるようよろしくお願いします。

                                   舞鶴市長 多々見 良三

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