○舞鶴市電子計算組織の管理運営及びデータ保護に関する規程
平成5年4月1日
訓令甲第1号
目次
第1章 総則(第1条―第4条)
第2章 電算事務の処理(第5条―第9条)
第3章 データの管理(第10条―第16条)
第4章 端末機の管理及び操作(第17条―第22条)
第5章 電算室の管理等(第23条―第25条)
第6章 事務の委託(第26条―第30条)
第7章 雑則(第31条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)その他別に定めるものを除くほか、本市における電子計算組織を利用して処理する事務の円滑な管理運営及びデータの適正な保護等について、必要な事項を定めるものとする。
(平17訓令甲6・令5訓令甲5・一部改正)
(1) 電子計算組織 与えられた処理手順に従い事務を自動的に処理する電子的機器の組織をいう。
(2) 端末機 電子計算組織のうち、各課等に設置されたディスプレイ、プリンタ装置等の機器をいう。
(3) データ 電算処理(電子計算組織による事務処理をいう。以下同じ。)に係る入出力帳票及び磁気テープ等の媒体に記録された情報をいう。
(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、オペレーション手順書、コード表等の電算処理に必要な仕様書をいう。
(5) パスワード 端末機の操作員が行う取扱業務を限定するため、あらかじめ割り当てた暗証番号をいう。
(6) 実施機関 舞鶴市における個人情報の保護に関する法律の施行に関する条例(令和5年条例第2号)第2条第2項に規定する実施機関をいう。
(平17訓令甲6・令5訓令甲5・一部改正)
(電算事務の範囲)
第3条 電子計算組織を利用してデータを処理することができる事務(以下「電算事務」という。)の範囲は、実施機関が所掌する事務の範囲とする。
(平17訓令甲6・一部改正)
(管理運営の原則)
第4条 電算事務の管理及び運営は、第12条第1項に規定するデータ保護総括管理者の指揮監督のもとにデジタル推進課及び主管課(電算事務を所掌する実施機関の課(これに相当する所、室等を含む。)をいう。以下同じ。)が緊密な連携の下に相互に協力して行うものとする。
2 主管課の長(以下「主管課長」という。)は、電算事務システムの開発、電算処理等に関し、デジタル推進課長から協力を求められたときは、必要に応じて協力しなければならない。
3 デジタル推進課長は、主管課の電算事務に関し、当該主管課長から協力を求められたときは、必要に応じて協力するものとする。
(平8訓令甲1・平13訓令甲1・平17訓令甲6・令3訓令甲6・一部改正)
第2章 電算事務の処理
(電算事務処理計画書)
第5条 主管課長は、電算処理している事務を翌年度も引き続いて処理しようとするときは、毎年指定された日までに翌年度の電算事務処理計画書(様式第1号)をデジタル推進課長に提出しなければならない。
3 デジタル推進課長は、前項の規定により提出のあった電算出力計画書を取りまとめ、必要な調整を行い、毎月の電算出力月間実施計画書を作成し、計画的な電算処理を行わなければならない。
(平7訓令甲2・平8訓令甲1・平13訓令甲1・平17訓令甲6・令3訓令甲6・一部改正)
(電算事務処理依頼書)
第6条 主管課長は、その所掌する事務に関し、次のいずれかに該当する場合は、あらかじめデジタル推進課長と協議の上、原則としてその該当事項の処理開始希望日前6か月までに、電算事務処理依頼書(様式第3号)を作成し、デジタル推進課長に提出しなければならない。
(1) 新たな事務を電算事務として処理しようとする場合
(2) 電算事務の処理内容の全部又は一部を変更しようとする場合
(平8訓令甲1・平13訓令甲1・平17訓令甲6・令3訓令甲6・一部改正)
(平17訓令甲6・一部改正)
(帳票類の様式の設定等)
第8条 主管課長は、電算事務に使用する出力帳票類の様式の新規設定又は変更を行う場合は、あらかじめデジタル推進課長の承認を受けなければならない。
(平8訓令甲1・平13訓令甲1・令3訓令甲6・一部改正)
(電子計算組織の利用の制限)
第9条 電子計算組織は、次に掲げる場合を除き、利用してはならない。
(1) 所掌する電算事務の処理を行う場合
(2) プログラムの作成及び保守を行う場合
(3) 職員の研修及び訓練を行う場合
(4) その他デジタル推進課長及び主管課長が必要と認めた場合
(平8訓令甲1・平13訓令甲1・令3訓令甲6・一部改正)
第3章 データの管理
(データの管理の原則)
第10条 デジタル推進課長及び主管課長並びに電算事務に従事する者は、データの漏えい、滅失、毀損又は改ざんがされることのないよう、その保護及び管理に万全を期さなければならない。
(平8訓令甲1・平13訓令甲1・平17訓令甲6・平24訓令甲1・令3訓令甲6・一部改正)
(記録の制限)
第11条 電子計算組織に記録するデータは、電算事務の処理に必要な最小限のものとしなければならない。
2 電子計算組織に記録されたデータのうち、記録しておく必要がなくなったものは、速やかに消去しなければならない。
3 事故等が発生した場合、その復元が著しく困難となるおそれがあるデータについては、その内容を複写したものを予備として備えなければならない。
(平17訓令甲6・一部改正)
(データ保護総括管理者等)
第12条 データの適正な管理及び保護に関する事務を総括させるため、データ保護総括管理者を置く。
2 データ保護総括管理者は、デジタル推進室長をもって充てる。
3 データ保護総括管理者の職務を補佐させるため、データ保護管理者を置き、デジタル推進課長をもってこれに充てる。
(平8訓令甲1・平13訓令甲1・平24訓令甲1・令3訓令甲6・令5訓令甲5・一部改正)
(データ取扱責任者)
第13条 次の事務を所掌させるため、データ取扱責任者を置く。
(1) 所管事務に係るデータの作成及び管理に関する事務
(2) 利用後のデータの保存及び廃棄処分に関する事務
2 データ取扱責任者は、主管課長をもって充てる。
(平17訓令甲6・一部改正)
(訂正及び利用停止)
第14条 データ取扱責任者は、保有個人情報に係るデータについて、他のデータ取扱責任者から法第93条第1項又は第101条第1項の決定をした旨の通知等があったときは、これを訂正し、又は利用停止しなければならない。
2 データ取扱責任者は、データ(保有個人情報に係るデータを除く。)に関し、必要があると認めるときは、他のデータ取扱責任者に対し、当該データの訂正又は利用停止を求めることができる。
(平17訓令甲6・全改、令5訓令甲5・一部改正)
(入出力帳票等の管理)
第15条 電算事務に係る入出力帳票等は、これを適正に管理するとともに、それぞれの業務に関し定められた期間を経過し、又は不要となった入出力帳票等については、裁断、焼却等により処分しなければならない。
(平17訓令甲6・一部改正)
(ドキュメントの管理)
第16条 ドキュメントは、所定の場所に保管するとともに、これを複写し、又は持ち出す場合は、データ保護管理者の許可を受けなければならない。
第4章 端末機の管理及び操作
(端末機管理責任者)
第17条 次に掲げる事務を所掌させるため、端末機管理責任者(以下「端末責任者」という。)を置く。
(1) 端末機の利用及び管理に関する事務
(2) 端末機を操作する者(以下「端末操作員」という。)の指定に関する事務
2 端末責任者は、端末機が設置されている主管課長をもって充てる。
(端末機操作主任)
第18条 端末責任者の職務を補佐させるため、端末機操作主任(以下「端末主任」という。)を置く。
2 端末主任は、端末機が設置されている係の長(係が設置されていない場合は、当該係の長相当職の者)をもって充てる。
(端末操作員)
第19条 端末機を操作させるため、主管課に端末操作員を置く。
2 端末操作員は、端末責任者が所属職員の中から指定するものとする。
3 端末機は、原則として前項により指定された端末操作員のみが操作できるものとする。ただし、端末責任者が特に必要と認めた場合は、この限りでない。
4 端末操作員は、端末機の操作により知り得た秘密を他に漏らしてはならないとともに、操作目的以外の記録を検索し、改ざんし、又は消去してはならない。
(報告義務等)
第20条 端末責任者は、所属職員のうちから端末操作員を指定し、又は端末主任の変更があった場合は、速やかにデジタル推進課長に報告しなければならない。
2 デジタル推進課長は、端末機の適正な運用を図るため、端末責任者に対して端末装置の管理運用状況について報告を求めることができる。
(平8訓令甲1・平13訓令甲1・令3訓令甲6・一部改正)
(パスワード)
第21条 デジタル推進課長は、端末操作員ごとに端末機の操作に必要なパスワードを定める。
2 端末操作員は、前項の規定により定められたパスワードを他に漏らしてはならない。
(平8訓令甲1・平13訓令甲1・令3訓令甲6・一部改正)
(端末機の操作時間等)
第22条 端末機の操作時間は、舞鶴市の休日を定める条例(平成3年条例第1号)に定める市の休日(以下「市の休日」という。)以外の日における通常の勤務時間内とする。
2 端末責任者は、市の休日以外の日において、前項の操作時間外に端末機を操作する必要が生じたときは、あらかじめデジタル推進課長に届け出なければならない。
3 端末責任者又は主管課長は、市の休日に端末機を操作する必要が生じたときは、原則として操作する日前7日までに端末機休日使用願(様式第7号)をデジタル推進課長に提出し、その承認を得なければならない。
(平8訓令甲1・平13訓令甲1・令3訓令甲6・一部改正)
第5章 電算室の管理等
(管理責任者及び電算機操作員等)
第23条 電算室(電子計算組織のうち大型中央処理装置が設置されている室をいう。以下同じ。)に設置された電子計算組織の管理責任者は、デジタル推進課長とし、当該電子計算組織を操作することができる者(以下「電算機操作員」という。)は、デジタル推進課長が所属職員のうちから指定した者とする。
2 前項の規定にによるもののほか、別に指定する定例の印刷処理等に係る事務については、主管課の職員が電算機操作員となることができるものとする。
(平8訓令甲1・平13訓令甲1・平17訓令甲6・令3訓令甲6・一部改正)
(入退室管理)
第24条 デジタル推進課長及び電算機操作員以外の者は電算室へ入室することができない。ただし、前条第2項の定例の印刷処理等に係る事務を行う場合又はデジタル推進課長が必要と認め、許可した場合は、この限りでない。
2 デジタル推進課長は、前項ただし書の規定に基づき電算室への入室を許可した場合は、当該入室を許可した者の所属、氏名、目的及び入退室時刻等を記録しなければならない。
(平8訓令甲1・平13訓令甲1・令3訓令甲6・一部改正)
(事故防止対策等)
第25条 デジタル推進課長は、電算室の事故防止対策及び事故発生時の対策を定め、その内容を所属職員に徹底しなければならない。
2 デジタル推進課長は、万一事故が発生したときは、被害を最小限度にとどめるよう努めるとともに、速やかに事故の原因及び被害状況等を調査し、復旧のための措置を講じなければならない。
(平8訓令甲1・平13訓令甲1・令3訓令甲6・一部改正)
第6章 事務の委託
(平17訓令甲6・改称)
(電算事務の委託)
第26条 実施機関は、次のいずれかに該当する場合は、電算事務を外部に委託して処理すること(以下「委託処理」という。)ができる。
(1) 本市の電子計算組織では処理ができない場合
(2) 委託処理が効果的であると認められる場合
(3) その他市長が特に必要と認める場合
(平17訓令甲6・一部改正)
(委託契約)
第27条 前条の規定により委託処理しようとするときは、委託先の状況等について必要な調査を行うとともに、当該委託に係る契約書には、舞鶴市契約規則(昭和39年規則第25号)第28条第1項第1号から第7号までに規定する事項のほか、必要に応じ、次に掲げる事項を規定するものとする。
(1) 秘密の保持に関する事項
(2) データの漏えい、毀損、滅失の防止その他安全の確保に関する事項
(3) 再委託の禁止又は制限に関する事項
(4) 複写及び複製の禁止又は制限に関する事項
(5) 目的外の利用及び第三者への提供の禁止に関する事項
(6) 事故発生時の報告義務に関する事項
(7) データの授受及び搬送に関する事項
(8) 作業の場所、範囲、内容、責任区分に関する事項
(9) 作業内容等の変更に関する事項
(10) データの返却又は処分に関する事項
(11) その他市長が特に必要と認める事項
(平17訓令甲6・平24訓令甲1・一部改正)
(契約事務)
第28条 前条の委託契約に係る事務は、主管課長がデータ保護総括管理者に協議して処理するものとする。ただし、電算事務の内容により市長が特に必要と認める場合は、デジタル推進課長において処理することができる。
(平13訓令甲1・平17訓令甲6・令3訓令甲6・一部改正)
第29条 削除
(平17訓令甲6)
(データ授受記録簿)
第30条 主管課長は、委託処理の場合における委託先、磁気テープ等の口座振替の場合における金融機関又は市長が特に必要と認めた場合における他団体とのデータ授受に関してはデータ授受記録簿(様式第8号)を作成し、授受年月日、内容等の状況を明らかにしておかなければならない。
第7章 雑則
(その他)
第31条 この訓令に定めるもののほか、本市の電子計算組織の管理運営及びデータ保護に関して必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この訓令は、平成5年4月1日から施行する。
附則(平成7年8月21日訓令甲第2号)
この訓令は、平成7年9月1日から施行する。
附則(平成8年4月1日訓令甲第1号)
この訓令は、平成8年4月1日から施行する。
附則(平成13年4月1日訓令甲第1号)
この訓令は、平成13年4月1日から施行する。
附則(平成17年4月1日訓令甲第6号)
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成24年3月30日訓令甲第1号)
この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
附則(令和3年4月1日訓令甲第6号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和4年3月31日訓令甲第3号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月31日訓令甲第5号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
(平7訓令甲2・全改、平8訓令甲1・平13訓令甲1・平24訓令甲1・令3訓令甲6・一部改正)
(平7訓令甲2・全改、平8訓令甲1・平13訓令甲1・平24訓令甲1・令3訓令甲6・一部改正)
(平7訓令甲2・平8訓令甲1・平13訓令甲1・平24訓令甲1・令3訓令甲6・一部改正)
(平7訓令甲2・平8訓令甲1・平13訓令甲1・平24訓令甲1・令3訓令甲6・一部改正)
(平7訓令甲2・平17訓令甲6・平24訓令甲1・一部改正)
(平7訓令甲2・平17訓令甲6・平24訓令甲1・一部改正)
(平7訓令甲2・全改、平8訓令甲1・平13訓令甲1・平24訓令甲1・令3訓令甲6・令4訓令甲3・一部改正)
