○市立舞鶴市民病院文書取扱規程

昭和39年3月25日

市民病院規程第4号

(趣旨)

第1条 この規程は、別に定めるものを除くほか、市立舞鶴市民病院における文書の取扱いに関する事項を定めるものとする。

(文書の範囲)

第2条 この規程において「文書」とは、法令、条例、規則、規程、業務上の往復文書、電報、記録された電話、その他業務上作成される全ての記録をいう。

(平27市民病院規程6・一部改正)

(文書処理の原則)

第3条 文書は、全て正確かつ迅速に取り扱い、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

(平27市民病院規程6・一部改正)

(機密文書の取扱い)

第4条 機密文書には、(秘)の朱印を押し、他の文書との判別を明瞭にしなければならない。

2 機密文書は、作成部数、配付先等を常に明らかにしておかなければならない。

3 機密文書は、課長以上の許可がなければ、その写を作成してはならない。

(文書の分類)

第5条 文書は、おおむね次のように分類する。

(1) 法令、条例、規則 国又は地方公共団体の制定改廃にかかるもの

(2) 規程 病院事業の管理者の権限を行う市長(以下「管理者」という。)が制定し、又は改廃するもの

(3) 公告 一般に対して公示するもの

(4) 訓令 職員の全部又は一部に対し命令し、又は訓示するもの

(5) 上申 上司又は諸官庁に申告するもの

(6) 申請 許可又は認可を求めるもの

(7) 内申 内状を申告するもの

(8) 報告 業務の状況その他を報告するもの

(9) 通知 事実を告げるもの

(10) 伺、回議 上司の決議を求めるもの

(11) 照会 回答を求めるもの

(12) 回答 照会に応ずるもの

(13) 辞令 任免又は給与を指定するもの

(14) その他 前各号以外のもの

(平27市民病院規程6・一部改正)

(記号及び番号)

第6条 文書には、記号及び番号をつけるものとする。ただし、様式、書式等に別段定めがあるもの又は軽易なものについては、この限りでない。

2 前条第2号から第4号までの文書には、「市立舞鶴市民病院」の記号を付し、総務課において各分類ごとに一連番号によって文書番号簿(様式第1号)に登録するものとする。

3 前項に規定する一連番号は、暦年により更改するものとする。

(平19市民病院規程7・平25市民病院規程6・一部改正)

(文書の発信者名)

第7条 文書の発信者名は、次の各号に定めるとおりとし、当該各号に定める区分により使用するものとする。

(1) 市長名 法令に基づく認許可申請書、条例に定める契約その他のもので市長の決議を経た重要なもの

(2) 管理者名 管理者の権限により処理する業務で重要なもの

(3) 病院長名 病院内に対するもの又は前号によらない軽易なもの

(4) 病院名 病院外に対する公示及び公告

(5) 医師名 診療内容及び診療業務に関するもの

(6) 管理部長名 前各号に該当しない軽易なもの

(昭49市民病院規程7・平27市民病院規程6・一部改正)

(文書の区分整理)

第8条 文書は、全て事業年度別に区分整理するものとする。

(平27市民病院規程6・一部改正)

(受付及び配付)

第9条 病院に到着した文書は、全て総務課において受け付け、次の各号に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 一般文書は、全て開封し、受付印を押し文書件名簿(様式第2号)に登録した後、主管課、科、局(以下「主管課等」という。)に配付すること。ただし、開封しなくてもその内容を知り得る定例的なもの又は軽易なものは、文書件名簿の登録を省略することができる。

(2) 親展文書及び機密文書は、開封しないで送付に用いられた封筒に受付印を押し、親展文書交付簿(様式第3号)に登録した後、市長及び病院長宛てのものは総務課長に、その他のものは直接宛名の者に配付し、受領印を徴すること。

(3) 書留、金券その他重要品を添付してある文書は、金券類受付簿(様式第4号)に登録した後、宛名の者に配付し、受領印を徴すること。

(4) 電報及び速達郵便によって受け付けた文書又は特に早急に処理を要する文書は、他の文書に優先して取り扱うこと。

(5) 受付の日時が権利の取得又は喪失に関係ある文書は、到着の時刻を明記し、取扱者の印を押し、送付に用いられた封筒を添付すること。

(平19市民病院規程7・平25市民病院規程6・平27市民病院規程6・一部改正)

(文書の処理)

第10条 文書は、全て起案又は供覧により処理しなければならない。

(平27市民病院規程6・一部改正)

(起案)

第11条 起案は、起案用紙(様式第5号)を用いなければならない。ただし、軽易な事項で当該文書の余白に文案の記入できるもの又は別に簿書によって決裁を受けるものは、この限りでない。

(合議)

第12条 起案文書で、他の課、科、局に関係あるものは、合議しなければならない。

(文書の審査)

第13条 文書の審査は、総務課において行うものとする。

(平19市民病院規程7・平25市民病院規程6・一部改正)

(文書の浄書)

第14条 発送文書は、原則として総務課において浄書するものとする。

(平19市民病院規程7・平25市民病院規程6・一部改正)

(文書の発送)

第15条 文書の発送は、総務課において文書件名簿に登録して行うものとする。ただし、勤務時間外その他やむを得ない場合においては、主管課等において取り扱うことができる。

2 郵便により発送する文書は、差立簿(様式第6号)に記載するものとする。

(平19市民病院規程7・平25市民病院規程6・一部改正)

(文書の編さん及び保存)

第16条 完結文書は、各主管課等において事件の完了した順序により、関係文書を一括して編さんし保存するものとする。

2 完結文書は、年度ごとに編さんするものとする。ただし、文書数の少ないものは、数年度分を一括して編さんすることができる。

(編さん方法)

第17条 文書の編さん方法は、仮編さんと本編さんとする。

2 前項の仮編さんは、事件の完了したものを毎日編さんするものとする。

3 第1項の本編さんは、前項の規定により仮編さんをした文書のうち、次条に規定する第1種及び第2種に属するものを、年度終了後2月以内に索引をつけて装幀するものとする。

(文書の保存期間)

第18条 文書は、4種に分け、保存期間は次のとおりとする。

第1種 永年

第2種 10年

第3種 5年

第4種 3年

(保存期間の基準)

第19条 文書の保存期間の基準については、舞鶴市行政文書取扱規程(平成17年訓令甲第2号)の例による。

(平19市民病院規程7・一部改正)

(簿書目録)

第20条 保存簿書は、全て簿書目録(様式第7号)に登録しなければならない。

(平27市民病院規程6・一部改正)

(保存簿書名の通知)

第21条 各主管課等の長は、本編さんを行ったときは直ちに簿書名を総務課長に通知しなければならない。

(平19市民病院規程7・平25市民病院規程6・一部改正)

(その他の事項)

第22条 この規程に定めるもののほか、文書の取扱いについては、舞鶴市行政文書取扱規程の例による。

(平19市民病院規程7・一部改正)

附 則

この規程は、昭和39年4月1日から施行する。

附 則(昭和49年9月1日市民病院規程第7号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成元年6月1日市民病院規程第12号)

この規程は、平成元年6月1日から施行する。

附 則(平成6年3月1日市民病院規程第2号)

この規程は、平成6年4月1日から施行する。

附 則(平成19年4月1日市民病院規程第7号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成25年4月1日市民病院規程第6号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成27年3月30日市民病院規程第6号)

この規程は、平成27年4月1日から施行する。

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(平6市民病院規程2・全改)

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(平27市民病院規程6・一部改正)

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(平6市民病院規程2・全改、平19市民病院規程7・平27市民病院規程6・一部改正)

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(平27市民病院規程6・一部改正)

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市立舞鶴市民病院文書取扱規程

昭和39年3月25日 市民病院規程第4号

(平成27年4月1日施行)

体系情報
第11編 公営企業/第3章 病院事業/第2節 組織・処務
沿革情報
昭和39年3月25日 市民病院規程第4号
昭和49年9月1日 市民病院規程第7号
平成元年6月1日 市民病院規程第12号
平成6年3月1日 市民病院規程第2号
平成19年4月1日 市民病院規程第7号
平成25年4月1日 市民病院規程第6号
平成27年3月30日 市民病院規程第6号