○舞鶴市上下水道部文書取扱規程

昭和58年10月1日

水道部規程第6号

(趣旨)

第1条 この規程は、別に定めるもののほか、舞鶴市上下水道部(以下「部」という。)における公文書(以下「文書」という。)の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(平20水道部規程2・平28上下水道部規程5・一部改正)

(定義)

第1条の2 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、職員が組織的に用いるものとして保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。

 官報、公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの

 市の博物館、資料館等において、歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているもの

(2) グループウェアシステム 電磁的記録を電子計算機により処理し、保管し、若しくは廃棄し、又は電気通信設備を用いて送受信するためのシステムをいう。

(平20水道部規程2・追加)

(文書処理の原則)

第2条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

(経営企画課長の職務)

第2条の2 経営企画課長は、この規程に定める文書に関する事務(以下「文書事務」という。)の一般を総括する。

2 経営企画課長は、文書事務が適正に行われるよう必要に応じ、部の各課における文書の取扱いについて調査し、又は適正な処理がなされるよう指導しなければならない。

(平20水道部規程2・追加、平28上下水道部規程5・一部改正)

(課長の職務)

第3条 課長は、常にその課における文書事務が円滑適正に処理されるよう留意し、その促進に努めなければならない。

(平20水道部規程2・一部改正)

(文書取扱主任)

第4条 課長の文書事務を補佐するため、課に文書取扱主任を置き、課に属する職員のうちから、課長が指定する者をもって充てる。

2 文書取扱主任は、課長の指示に従い次に掲げる事項を処理する。

(1) 文書の収受、配付及び発送に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。

(4) 資料及び図書の整理、保管及び利用に関すること。

(5) 文書事務の指導及び改善に関すること。

(6) その他文書の取扱いに関すること。

(平20水道部規程2・全改)

(文書取扱担当者)

第4条の2 課長は、文書取扱主任の職務を補佐するため、係ごとに文書取扱担当者を置き、係に属する職員(以下「係員」という。)のうちから、指定する者をもって充てる。ただし、当該係の文書の発生量が少ない等の理由により、文書取扱担当者を置く必要がないと認めるときは、文書取扱担当者を置かないことができる。

(平20水道部規程2・追加)

(文書取扱主任及び文書取扱担当者の指定の報告)

第5条 課長は、前2条の規定により文書取扱主任及び文書取扱担当者を指定したときは、速やかにその者の職及び氏名を経営企画課長に報告しなければならない。

(平20水道部規程2・全改、平28上下水道部規程5・一部改正)

(帳簿)

第6条 文書事務は、次に掲げる帳簿により取り扱わなければならない。

帳簿の種類

帳簿の内容

様式

(1) 文書件名簿

収受発送する文書並びに金員、金券及び有価証券の処理のために収受発送する文書(願届及び照会に要する手数料に関するものを除く。)、親展文書、電報の処理経過を記載する。

様式第1号

(2) 保存文書台帳

完結文書の保存経過を記載する。

様式第2号

(3) 公示令達番号簿

公示令達文書の公示令達経過を記載する。

様式第3号

2 前項の帳簿は、経営企画課に備えなければならない。

(平19水道部規程9・平20水道部規程2・平28上下水道部規程5・一部改正)

(文書の記号及び番号)

第7条 収受発送文書には、記号及び番号をつけるものとする。ただし、軽易なものについては、それらを省略することができる。

2 前項の記号は、市名、部名及び課名の各頭字を冠し、番号は、次条第1項に規定する文書にあっては暦年ごとに、その他の文書にあっては年度ごとに順位番号をつけなければならない。

3 同一事件の往復文書には、終始同一の記号及び番号を用いることとし、訴訟、工事等に係る一件態となる文書にあっては、当該事案の発端となった文書の番号の枝番号を用いることができる。

(平19水道部規程5・平20水道部規程2・一部改正)

(公示及び令達)

第8条 部の公示及び令達の種別は、次のとおりとする。

(1) 規程 地方公営企業法(昭和27年法律第292号)及び地方自治法(昭和22年法律第67号)の規定により規程となるもの

(2) 告示 地方公営企業法及び地方自治法その他法令の規定により一般又は一部に対して公示するもの

(3) 公告 一般又は一部に周知するもの

(4) 訓令甲 部、各課又はこれらの長及び職員に対して令達するもので例規となるもの

(5) 訓令乙 部、各課又はこれらの長及び職員に対して令達するもので例規とならないもの

(6) 達 団体又は個人に対し、指示命令するもの

(7) 指令 申請又は出願に基づいて許可、認可等を行うもの

2 前項の公示及び令達の記号は、部名及び種別名を冠し、経営企画課において公示令達番号簿により暦年ごとに各種別の順位番号をつけなければならない。

3 第1項の公示及び令達の文例は、別表の定めるところによる。

(平20水道部規程2・平28上下水道部規程5・一部改正)

(収受文書の処理)

第9条 収受した文書(電磁的記録を除く。以下この条及び次条において同じ。)は、すべて経営企画課において、次の各号により処理しなければならない。

(1) 文書(親展文書、定期刊行物及び電報を除く。)は送付に用いられた封筒を開き、文書の余白に収受日付印(様式第4号)を押し、記号及び番号を記入し、文書件名簿に登録したうえ、主務課(係)に配付する。

(2) 前号の場合、金員、金券並びに有価証券を添付する文書については、企業出納員に配付する。ただし、諸願届又は照会の手数料を添付するものは前号の例による。

(3) 第10条又は第11条の規定により経営企画課に回付された文書についても、前各号に準じて処理する。

(4) 次の文書は、前各号にかかわらず、文書件名簿の登録並びに記号及び番号の記入を省略することができる。

 経理関係書類で軽易なもの

 諸願届、報告又は照会で軽易なもの

 照復を要しないと認める諸文書で軽易なもの

(5) 親展文書は、封かんのまま送付に用いられた封筒に収受日付印を押し、水道事業の管理者の権限を行う市長(以下「管理者」という。)宛てのものは経営企画課長に、その他のものは直接その宛名の者に配付し、当該文書を配付された者は、前号に掲げる文書を除き、文書件名簿に登録する。

(6) 定期刊行物は、関係課長(係)に回覧した後、経営企画課又は経営企画課長の指定した課(係)において保管する。ただし、雑誌及び新聞の類で、経営企画課長において、関係課長(係)の回覧の必要がないと認めたものについては、これを省略することができる。

(7) 電報は、電報の余白に収受日時を記入し、取扱者が押印し、第5号に準じて処理する。

(8) 訴訟、調停、審査請求その他の不服申立てに関する文書等その受理の日時が権利の得喪に関係のあるものは、その封筒又は文書の余白に到達の年月日及び時刻を記入し、取扱者が押印したうえ、文書件名簿に登録する。

(平19水道部規程9・平20水道部規程2・平27水道部規程7・平28上下水道部規程5・一部改正)

(ファクシミリの利用による文書の収受)

第9条の2 ファクシミリで収受した文書は、前条の規定により処理するものとする。

(平20水道部規程2・追加)

(電磁的記録の収受)

第9条の3 電磁的記録の収受は、グループウェアシステムを利用して随時に行うものとする。

2 前項の規定にかかわらず、課長は、特別の事情があると認めるときは、フロッピーディスク、光ディスク等の媒体により電磁的記録を収受することができる。

(平20水道部規程2・追加)

(電磁的記録の取扱い)

第9条の4 課長は、課で収受した電磁的記録が課の所掌として処理する必要がある場合は、原則として直ちにこれを紙に出力し、第9条の規定の例により処理するものとする。

(平20水道部規程2・追加)

(執務時間外到達文書の取扱)

第10条 執務時間外に到達した文書は、当直員が収受し、交代の際舞鶴市総務課を経由して経営企画課に回付しなければならない。

2 前項のほか、当直員の文書に関する取扱については、別に定めるところによる。

(平19水道部規程5・平28上下水道部規程5・一部改正)

(課直接収受文書の取扱)

第11条 主務課が経営企画課を経ずに文書を収受したときは、直ちに経営企画課に回付しなければならない。

(平28上下水道部規程5・一部改正)

(課における配付された文書の取扱)

第12条 課長は、第9条第9条の2及び第9条の4の規定により、経営企画課から文書の配付を受けたときは、閲覧のうえ、処理方針を示して主務者に交付し、文書を処理させなければならない。ただし、課長において特に重要と認めるものは、課長自ら処理しなければならない。

2 企業出納員は、金員、金券又は有価証券を添付した文書の配付を受けたときは、金員、金券又は有価証券は直接これを保管し、その旨を当該文書の欄外に記入して主務者に回付しなければならない。

(平20水道部規程2・平28上下水道部規程5・一部改正)

(文書の処理)

第13条 文書はすべて起案又は供覧(回覧を含む。以下同じ。)により処理しなければならない。

(起案)

第14条 起案は、起案用紙(様式第5号)又は簡易起案用紙(様式第5号の2)を用いなければならない。ただし、次に掲げる場合は起案用紙を用いないで処理することができる。

(1) 軽易な文書で文書の余白に文案の書けるもの又は付せん用紙(様式第6号)によって処理できると認めるもの

(2) 閲覧に供する文書で供覧用紙(様式第7号)によって処理できると認めるもの

(3) 軽易な事件の照会文書で簡易照復書(様式第8号)によって処理できると認めるもの

(4) 経由文書で副申を要しないもの

2 起案文書には件名を標記し、本文、理由、経過、参考事項の順に記載しなければならない。

3 内容が複雑な場合は、できる限り箇条書にしなければならない。

4 用語及び用字は簡明平易を旨とし、訂正又は添削したときは、これに認印しなければならない。

5 関連のある事件はなるべく併記し、準拠法規その他参考資料は、その要旨を抜書して添えなければならない。

6 照会文書等がある場合は、起案書の末尾にこれを添付しなければならない。

(平20水道部規程2・平28上下水道部規程5・一部改正)

(決裁区分及び特殊取扱い)

第15条 起案文書の決裁区分は、次のとおりとする。

(1) 管理者決裁 管理者の決裁を受けるべきもの

(2) 部長決裁 部長の決裁を受けるべきもの

(3) 次長決裁 次長の決裁を受けるべきもの

(4) 課長決裁 課長の決裁を受けるべきもの

2 前項の決裁区分の決定は、主務課長が行うものとする。

3 起案文書で特殊の取扱いを要するものには、その必要に応じ「秘」、「例規」、「公報登載」、「至急」、「重要」、「親展」、「書留」、「速達」、「内容証明」等その要領を起案用紙に朱書しなければならない。

4 舞鶴市上下水道部事務の専決及び代決規程(昭和45年水道部規程第2号)第9条の規定により代決をするときは、起案文書に代決者が認印し、その右上部に「代」と朱書きするものとする。

(平元水道部規程3・全改、平20水道部規程2・平28上下水道部規程5・一部改正)

(合議)

第16条 他の課及び市長部局等の他の課に関係のある起案文書は、他の課長の合議を経て上下水道部長の決裁を受けなければならない。

2 合議は、その事件に直接関係のある課のみにしなければならない。

3 合議を受けた課は、その課長が至急閲了し、これを回付しなければならない。この場合、合議を受けた起案文書について異議のあるときは、上下水道部長又は主管課長と協議し、意見が一致しないときは双方の意見を付して管理者の決裁を受けなければならない。

4 他の課に合議した起案文書で、上司により起案の趣旨が修正されたときは、施行前に関係課長にその要旨を通知しなければならない。主務課において起案の趣旨を変更し、又は廃案したときもまた、同様とする。

(平28上下水道部規程5・一部改正)

(起案文書再回付)

第17条 主務課から合議を受けた起案文書で、決裁後再回付を希望するときは、当該課長から主務課長に対して起案文書の再回付を要求することができる。この場合においては、起案文書の欄外に「施行前要再回付何課長」又は「施行後要再回付何課長」と表示しなければならない。

2 前項の要求があったときは、主務課長は、当該文書の決裁後(施行前又は施行後)前項の要求のあった課長に対し、当該文書を再回付するものとする。

3 前項の再回付を受けたときは、当該課長は直ちに閲覧のうえ、第1項の表示の下に認印し、速やかに主務課長に返付しなければならない。

(決裁の取扱)

第18条 管理者の決裁を受ける手続は、経営企画課において行うものとする。ただし、機密に属し特に慎重な取り扱いを要するもの又は緊急を要するものは、上下水道部長、主務課長又は主務者が自ら携帯して決裁を受けなければならない。

(平19水道部規程5・平28上下水道部規程5・一部改正)

(供覧文書の取扱)

第19条 供覧文書は、上下水道部長を経てからまず管理者の閲覧に供した後関係のある課長に回付するものとする。

(平19水道部規程5・平28上下水道部規程5・一部改正)

(議会に提出すべき議案等)

第20条 市議会に提出すべき予算に関する事項については、上下水道部長は、その案を具して管理者を経て市長に送付しなければならない。

2 前項に定めるものを除くほか、市議会に提出すべき事項については、上下水道部長は、その案を具して管理者を経て市長に送付しなければならない。

3 規程、訓令等例規となる事項については、上下水道部長は管理者の決裁を受け、その議案を作成しなければならない。

(平28上下水道部規程5・一部改正)

(文書の浄書及び校合)

第21条 文書の施行は、主務課において浄書及び校合しなければならない。ただし、経営企画課長が承認したものは、経営企画課において浄書及び校合させることができる。

(平28上下水道部規程5・一部改正)

(文書の発送)

第22条 発送を要する文書は、主務課において、次の各号により処理したうえ、経営企画課に回付しなければならない。

(1) 文書件名簿に登録し、文書には記号及び番号を記入する。この場合において第9条第4号の規定は発送文書について準用する。

(2) 浄書校合のうえ、文書には公印を押す。ただし、軽易な文書(市内又は庁内に発送するものを含む。以下同じ。)については、公印を省略することができる。

(3) 秘密文書は、他見に触れない方法により処理する。

(4) 文書の発信名はすべて管理者名を用いる。ただし、軽易な文書については、市名、部名、部長名、課名又は課長名を用いることができる。

(5) 前号の場合において、便宜上必要に応じて、当該文書の末尾等に事務担当者の所属、氏名等を記載することができる。

(6) 特に必要と認められる文書には、原議と契印を押す。

(7) 文書の宛名は、職名及び氏名を記載する。ただし、軽易な文書については、職名のみを記載することができる。

(8) 文書は、宛名別に封筒に入れ封をする。

2 前項により回付された文書は、経営企画課において、直ちに発送しなければならない。

3 公印の押印を省略することができる文書で課長が適当と認めるものは、ファクシミリ又はグループウェアシステムを利用して発送することができる。

(平19水道部規程9・平20水道部規程2・平27水道部規程7・平28上下水道部規程5・一部改正)

(施行結了の場合)

第23条 施行を終わった文書には、その施行日を、事件が終わった文書には、その完結年月日をそれぞれ記載しなければならない。

2 事件が終わったときは、文書件名簿にその顛末を記載しなければならない。

(完結文書の整理)

第24条 完結した文書は、文書取扱主任に引き継がなければならない。

2 文書取扱主任は、前項により引き継ぎを受けた完結文書を、別表第3の分類に従い次の各号により整理しなければならない。

(1) 文書には、保存種別を記入すること。

(2) 完結文書は、1年度分又は1年分を取りまとめ、同一事件の関係のものは完結までの分を一括し、完結の早いものを上に順次下にし、簿冊の初めに索引用紙(様式第9号)により索引を付して綴ること。ただし、便宜により数年度分(数年分)又は数月分あるいは1月分を取りまとめて綴ることができる。

(3) 編綴を終わった簿冊には、その表紙に保存年限標示印(様式第10号)を押すとともに簿冊の種別、保存年限及び件名を記載すること。

(4) 保存文書台帳に登録すること。

3 文書は、庁舎外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない理由によりあらかじめ課長の承認を受けたときは、この限りでない。

(平20水道部規程2・一部改正)

(保存種別)

第25条 文書の保存年限及びその区分基準は、舞鶴市行政文書取扱規程(平成17年訓令甲第2号)の例による。

2 保存年限は会計年度により文書の完結した年度の翌年度から起算する。ただし、会計に関する文書以外のものは暦年によることができる。

(平28上下水道部規程5・一部改正)

(文書の廃棄)

第26条 文書取扱主任は、毎年1回保存年限を経過した文書を点検し、その結果を主務課長に報告しなければならない。

2 主務課長は、前項の報告があったときは、経営企画課長に合議し、上司の決裁を経て当該文書を裁断、溶解、焼却、消去その他適切な方法により廃棄しなければならない。

3 前項により文書を廃棄したときは、保存文書台帳にその旨を記入しなければならない。

(平20水道部規程2・平28上下水道部規程5・一部改正)

(継続保存を要する場合)

第27条 保存年限を経過してもなお保存の必要がある文書は、更に期間を定めて保存することができる。この場合には、当該文書にその事由を朱書するとともに、保存文書台帳にその旨を記入しなければならない。

(非常持出を要する文書)

第28条 災害に際し、非常持出を要する文書は常に保管場所を明確にし、保管場所には朱書をもって非常持出と表示するとともに、その旨を保存文書台帳に付記しなければならない。

(証明文書の取扱)

第29条 証明文書は第6条の規定にかかわらず、証明簿(様式第11号)により、取り扱わなければならない。ただし、証明簿により難いときは証明簿に記載すべき事項(請求書又は願書等に記載されている事項を除く。)を請求書、申請書又は願書等に記載することによって証明簿による取扱いを省略することができる。

2 証明文書の記号は、第7条第2項の規定にかかわらず市名、部名及び課名の各頭字並びに「証」の字を冠するものとする。

3 証明の資料とするため他の課から資料の提供を求められたときは、主務課はその資料を調整し、主務者の認印を押し、直ちに資料を提供しなければならない。

(平20水道部規程2・一部改正)

附 則

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(昭和60年4月1日水道部規程第6号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成元年6月1日水道部規程第3号)

この規程は、平成元年6月1日から施行する。

附 則(平成6年4月1日水道部規程第3号)

この規程は、平成6年4月1日から施行する。

附 則(平成10年4月1日水道部規程第5号)

この規程は、平成10年4月1日から施行する。

附 則(平成19年4月1日水道部規程第5号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成19年10月1日水道部規程第9号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成20年3月14日水道部規程第2号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成22年4月1日水道部規程第5号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成27年3月30日水道部規程第7号)

この規程は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成28年4月1日上下水道部規程第5号)

この規程は、公布の日から施行する。

(平元水道部規程3・平19水道部規程5・平20水道部規程2・平27水道部規程7・一部改正、平28上下水道部規程5・旧別表第1・一部改正)

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(平20水道部規程2・全改)

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(平20水道部規程2・旧様式第10号繰上)

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(平20水道部規程2・旧様式第11号繰上)

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(平20水道部規程2・旧様式第12号繰上、平28上下水道部規程5・一部改正)

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(平28上下水道部規程5・全改)

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(平28上下水道部規程5・追加)

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(平元水道部規程3・一部改正、平20水道部規程2・旧様式第15号繰上、平28上下水道部規程5・一部改正)

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(平28上下水道部規程5・全改)

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(平元水道部規程3・一部改正、平20水道部規程2・旧様式第17号繰上、平28上下水道部規程5・一部改正)

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(平20水道部規程2・旧様式第18号繰上)

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(平元水道部規程3・一部改正、平20水道部規程2・旧様式第19号繰上)

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(平20水道部規程2・旧様式第20号繰上、平28上下水道部規程5・一部改正)

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舞鶴市上下水道部文書取扱規程

昭和58年10月1日 水道部規程第6号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第11編 公営企業/第2章 水道事業及び下水道事業/第2節 組織・処務
沿革情報
昭和58年10月1日 水道部規程第6号
昭和60年4月1日 水道部規程第6号
平成元年6月1日 水道部規程第3号
平成6年4月1日 水道部規程第3号
平成10年4月1日 水道部規程第5号
平成19年4月1日 水道部規程第5号
平成19年10月1日 水道部規程第9号
平成20年3月14日 水道部規程第2号
平成22年4月1日 水道部規程第5号
平成27年3月30日 水道部規程第7号
平成28年4月1日 上下水道部規程第5号