○舞鶴市通話録音装置の運用に関する規程
令和7年4月1日
訓令甲第1号
(趣旨)
第1条 この訓令は、職員の接遇意識の向上を図るとともに、業務の公正かつ適正な執行を確保し、及び職員への不当な圧力を排除することを目的として市が設置する通話録音装置の運用に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 通話録音装置 電話機での通話内容等(通話による音声、通話日時、通話時間、通話当事者の電話番号その他の情報をいう。以下同じ。)を自動又は手動で録音し、又は記録する装置をいう。
(2) 通話記録 通話録音装置により録音され、又は記録された通話内容等の電磁的記録をいう。
(個人情報の保護)
第3条 職員は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)の趣旨に従って通話録音装置を運用しなければならない。
(管理責任者及び管理取扱者)
第4条 通話録音装置の適正な運用を図るため、通話録音装置管理責任者(以下「管理責任者」という。)を置き、資産マネジメント推進課長をもって充てる。
2 管理責任者は、通話録音装置の運用に関する事務を行うため必要があると認めるときは、通話録音装置管理取扱者(以下「管理取扱者」という。)を置くことができる。
3 職員は、管理責任者又は管理取扱者の指示がある場合に限り、通話録音装置の操作を行うことができる。
(通話録音装置の設置の公表)
第5条 市長は、通話録音装置を設置したときは、設置した旨及びその目的を舞鶴市ホームページへの掲載その他の方法により公表するものとする。
(通話記録の保存等)
第6条 通話記録の保存期間は、通話記録が通話録音装置により自動更新されるまでの期間とする。
2 通話記録は、録音され、又は記録された時の状態で保存し、加工してはならない。
3 通話記録は、複製してはならない。ただし、管理責任者が第1条に規定する通話録音装置の設置の目的(以下「設置目的」という。)を達成するため特に必要があると認める場合は、この限りでない。
4 前項ただし書の規定により複製した通話記録は、その保有の必要がなくなった場合は、速やかに消去しなければならない。
(利用及び提供の制限)
第7条 通話記録(当該通話記録を保存した電磁的記録媒体を含む。以下同じ。)は、設置目的以外の目的のために利用し、又は提供してはならない。ただし、法令に基づく場合及び個人情報の保護に関する法律第69条第2項の規定により利用し、又は提供する場合は、この限りでない。
(通話記録の提供の手続)
第8条 前条の規定による通話記録の提供は、管理責任者又は管理取扱者が行うものとする。
2 管理責任者又は管理取扱者は、通話記録を提供したときは、次に掲げる事項を記録しなければならない。
(1) 提供年月日
(2) 提供先の名称、所在地及び代表者又は責任者の氏名
(3) 提供の目的及び理由
(4) 提供した通話記録の概要
3 提供する通話記録は、必要最小限度の範囲のものとし、提供する相手方に対し、通話記録の目的以外の利用及び第三者への無断提供を行わないことを遵守させるものとする。
(苦情処理)
第9条 管理責任者又は管理取扱者は、市民等から通話録音装置の運用に関する苦情を受けたときは、迅速かつ適切に対応するものとする。
(その他)
第10条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この訓令は、令和7年4月1日から施行する。