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あしあと

    不適切な事務処理に係る管理職への市長訓示

    • [2016年4月13日]
    • ID:979

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    信頼される市役所、市民に役に立つ市役所となるために!

     事務処理のミスによって、市民に迷惑をかける事案が続いた。「個人情報の取り扱い」や「適正な事務執行」は、「市民に信頼される市役所」の基本である。今回の事案を契機に、すべての部署で、再発防止に向けた取り組みに、万全を期して頂きたい。
     各職場おいて、市民の満足度を高めるため、職員が協力して一生懸命に頑張っているが故に、このような事案が発生したことは残念でならない。
     今回の事案に対して、個人のミスを責めることはしない。ミスを犯す可能性が無いと言い切れる者はいない。我々はチームとして業務を実施しており、事務処理ミスを防止するには、組織としての管理体制を強化する以外にない。すべての業務の執行が、従来通りでよいのか否か、今一度、見直して頂きたい。特に、新しい業務については、チームでしっかりと話し合い、ミスがおきないように留意して頂きたい。
     いかなる企業、団体も安全管理やお客様対応に万全を期している。中でも、医療の現場が先進的に取り組んでいる。病院には、医療安全管理マニュアルがあり、専従のリスクマネージャーが配属され、徹底した管理体制が執られている。そこで、医療現場での取り組みを参考にして、私が考える「行政事務を正確に実施する基本」を述べたい。

    1  実施される業務が同業種からみて妥当なものであること
    2 業務に伴う様々な行為について、その必要性・リスクについて充分に認識し、その行為が関係者や市民に理解されること
    3 自己の知識・経験・能力を客観的に評価し対応すること
    4 自信のない説明や行為は先輩や専門家の協力を得ること
    5 上司は部下の能力を正確に把握し、業務内容や業務量が適切となるように配慮すること
    6 明るい雰囲気の中に節度ある指導力を発揮できるチームを作ること
    7 組織横断的な管理体制を構築することが重要であり、関連職員の専門性を高めることにより、ダブルチェックの機能を果たすこと
    8 間違いがあれば上司でも遠慮なく意見を述べることが出来る環境とすべきで、もし、聞き入れてもらえない場合は上位の管理者に報告する体制であること

     以上の8項目について、各部署で繰り返し確認をお願いしたい。

     結びに、管理職は担当部署の業務目標を明確にし、チーム一丸となって、正確に業務が遂行できるするよう、全力を尽くして頂きたい。これらの積み重ねにより、信頼される市役所、市民に役立つ市役所となることを念じ、訓示とする。


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