(趣旨)

第1条　この訓令は、本市における保有個人情報及び個人番号(以下「保有個人情報等」という。)の適切な管理のために講ずる措置に関し、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において使用する用語は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)において使用する用語の例によるほか、次項に定めるところによる。

(総括個人情報管理責任者)

第3条　本市に、総括個人情報管理責任者1人を置き、市長が指名する副市長をもって充てる。ただし、副市長が選任されていない場合は、市長が指名する職員をもって充てることができる。

(個人情報管理責任者)

第4条　部等に、個人情報管理責任者1人を置き、各部等の長をもって充てる。

(個人情報管理者)

第5条　課等に、個人情報管理者1人を置き、各課等の長をもって充てる。

(個人情報取扱主任)

第6条　課等に、個人情報取扱主任1人(業務上必要と認められる場合にあっては、複数人)を置き、各課等の個人情報管理者が指名する職員をもって充てる。

(特定個人情報取扱担当者)

第7条　個人情報管理者は、特定個人情報を取り扱う職員(以下「特定個人情報取扱担当者」という。)をあらかじめ指名し、当該特定個人情報取扱担当者の役割及び取り扱う特定個人情報の範囲を定めなければならない。

(監査責任者)

第8条　本市に、監査責任者1人を置き、総務部総務課長をもって充てる。

(保有個人情報等の安全管理のための会議)

第9条　総括個人情報管理責任者は、保有個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする会議を定期的に又は随時に開催することができる。

第10条　総括個人情報管理責任者は、特定個人情報取扱担当者その他の保有個人情報等の取扱いに従事する職員(派遣労働者を含む。以下同じ。)に対し、保有個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報及び個人番号の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。

第11条　職員は、個人情報保護法及び番号法の趣旨にのっとり、関係する法令及びこの訓令の定め並びに総括個人情報管理責任者、個人情報管理責任者、個人情報管理者及び個人情報取扱主任の指示に従い、保有個人情報等を取り扱わなければならない。

(アクセス制限)

第12条　個人情報管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等にアクセス(紙等に記録されている保有個人情報等に接する行為を含む。以下同じ。)をする権限(以下「アクセス権限」という。)を有する職員及びその権限の内容を業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。

(複製等の制限)

第13条　個人情報管理者は、職員が業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限らなければならない。

(誤りの訂正等)

第14条　職員は、保有個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、個人情報管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。

(媒体の管理等)

第15条　職員は、個人情報管理者の指示に従い、保有個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行わなければならない。

(誤送付等の防止)

第16条　職員は、保有個人情報等を含む電磁的記録又は媒体の誤送信・誤送付、誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じて、複数の職員による確認、チェックリストの活用等の必要な措置を講じなければならない。

(廃棄等)

第17条　職員は、保有個人情報等又は保有個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。次項において同じ。)が不要となった場合には、個人情報管理者の指示に従い、当該保有個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により、当該保有個人情報等の消去又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。

(保有個人情報等の取扱状況の記録)

第18条　個人情報管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備し、当該保有個人情報等の利用、保管等の取扱いの状況について記録するものとする。

(外的環境の把握)

第19条　個人情報管理者は、保有個人情報等が外国において取り扱われる場合には、当該外国の個人情報に関する制度等を把握した上で、保有個人情報等の安全管理のために必要な措置を講ずるものとする。

(特定個人情報の取扱区域)

第20条　個人情報管理者は、特定個人情報を取り扱う場合には、その事務を実施する区域を明確にし、当該区域への立入りの制限その他の必要な措置を講ずるものとする。

(アクセス制御)

第21条　個人情報管理者は、保有個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章(第33条を除く。)において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、認証機能を設定する等の当該保有個人情報等へのアクセスを制御するために必要な措置を講ずるものとする。

(アクセス記録)

第22条　個人情報管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等へのアクセスの状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存するものとする。

(アクセス状況の監視)

第23条　個人情報管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該保有個人情報等への不適切なアクセスを監視するため、保有個人情報等を含み、又はそのおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該設定の定期的な確認等の必要な措置を講ずるものとする。

(管理者権限の設定)

第24条　個人情報管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。

(外部からの不正アクセスの防止)

第25条　個人情報管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。

(不正プログラムによる漏えい等の防止)

第26条　個人情報管理者は、不正プログラムによる保有個人情報等の漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずるものとする。

(情報システムによる保有個人情報等の処理)

第27条　職員は、保有個人情報等について一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限るものとし、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去するものとする。

(暗号化)

第28条　個人情報管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。

(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)

第29条　個人情報管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等の漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずるものとする。

(端末の限定)

第30条　個人情報管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等の処理を行う端末を限定するものとする。

(端末の盗難防止等)

第31条　個人情報管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずるものとする。

(第三者の閲覧防止)

第32条　職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行う等の必要な措置を講じなければならない。

(入力情報の照合等)

第33条　職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報等の内容の確認、既存の保有個人情報等との照合等を行うものとする。

(バックアップ)

第34条　個人情報管理者は、保有個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。

(情報システム設計書等の管理)

第35条　個人情報管理者は、保有個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。

(入退管理)

第36条　個人情報管理者は、保有個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(保有個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を含む。以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずるものとする。

(情報システム室等の管理)

第37条　個人情報管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置及び監視設備の整備等の措置を講ずるものとする。

第38条　個人情報管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号及び第4号の規定により行政機関等以外の者に保有個人情報等を提供する場合には、個人情報保護法第70条の規定に基づき、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について提供先との間で書面(電磁的記録を含む。)を取り交わすものとする。

第39条　個人情報管理者は、保有個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるものとする。

第40条　個人情報管理者は、保有個人情報等を提供し、又は保有個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、保有個人情報等の漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報等の秘匿性等その内容等を考慮し、必要に応じて、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、別の記号等に置き換える等の措置を講ずるものとする。

第41条　個人情報管理者は、個人情報を取り扱い、又は情報システムを構築し、若しくは利用するに当たっては、サイバーセキュリティ基本法(平成26年法律第104号)第26条第1項第2号に掲げられたサイバーセキュリティに関する対策の基準等を参考として、取り扱う保有個人情報等の性質等に照らして適正なサイバーセキュリティの水準を確保するものとする。

(事案の報告及び再発防止措置)

第42条　職員は、保有個人情報等の漏えい等安全管理の上で問題となる事案又は問題となるおそれのある事案を把握した場合には、直ちに当該保有個人情報等を管理する個人情報管理者に報告しなければならない。

(公表等)

第43条　総括個人情報管理責任者は、保有個人情報等の漏えい等安全管理の上で問題となる事案が発生した場合には、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報等の本人への連絡等の措置を講ずるものとする。

(監査)

第44条　監査責任者は、本市における保有個人情報等の管理の状況について、定期的に、又は必要に応じ随時に監査を行い、その結果を総括個人情報管理責任者に報告するものとする。

(点検)

第45条　個人情報管理者は、各課等における保有個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期的に、又は必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括個人情報管理責任者に報告するものとする。

(評価及び見直し)

第46条　総括個人情報管理責任者及び個人情報管理責任者は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。

第47条　この訓令に定めるもののほか、必要な事項は別に定める。